Danh sách các thủ tục cần chuẩn bị để xin cấp visa Phần Lan như sau:
1. Tờ khai xin thị thực Shengen: cần khai cẩn thận và đầy đủ bằng tiếng Anh, tiếngPhần Lan hoặc tiếng Thụy Điển kèm theo đầy đủ 02chữ ký.

2. 02 ảnh kiểu hộ chiếu: (cỡ nhỏ nhất 3.6 x 4.7 cm, đầu người: 3.2 x 3.6cm).

3. Hộ chiếu của người nộp đơn: cógiá trị ít nhất 3 tháng sau khi chuyến thăm kết thúc. Người nộp đơn cũng được yêucầu xuất trình tất cả các hộ chiếu khác và thẻ cư trú (cả hộ chiếu và thẻcư trú còn hạn và hết hạn), nếu có. Người nộp đơn phải lưulại tất cả các thông tin về (các) hộ chiếu và (các) thẻ cư trú củamình trong khi hộ chiếu/thẻ cư trú được lưu giữ tại Đại sứ quán để xử lýviệc xin thị thực.

4. Thư mời:bản gốc hoặc bản quét đính kèm bản in thư điện tử của người mời. Người mờicó thể tải mẫu thư mời cho chuyến đi công tác Thư mời cũng có thể viết dưới dạng mẫu tự do nhưng phải có đầy đủ các thông tinnhư trong mẫu thư mời nêu trên.

5. Đặt chỗ chuyến bay: bản thông báo đặt chỗ phải chỉ rõ toàn bộ lịchtrình dự định của chuyến thăm và phải phù hợp với các thông tin được nêu trongmục 22, 23, 25, 29 và 30 trong tờ khai xin thị thực Schengen. Các mục nêu trêntrong tờ khai cũng được yêu cầu điền đầy đủ. Ngày dự định nhậpcảnh vào khu vực Schengen không được muộn hơn 90 ngày tính từ ngày nộp đơn vàngày dự định xuất cảnh khỏi khu vực Schengen không được muộn hơn 90 ngày tínhtừ ngày dự định nhập cảnh khỏi khu vực.

6. Xác nhận về chỗ ở: xác nhận này có thể là phiếu xác nhận đặt phòng khách sạnhoặc các giấy tờ, thông tin chứng minh khả năng cung cấp chỗ ở củangười mời cho người được mời, thời gian được xác nhận phải phù hợp với thờigian dự kiến của chuyến thăm.

7. Vé mời hoặc phiếu đặt chỗ tham dự hộichợ hoặc các sự kiện thương mại:được yêu cầu trong chuyến thăm vì mục đích tham dự hội chợ hoặc sự kiện thươngmại.

8. Quyết định cử đi công tác/ học tập/ đào tạo: của cơ sở sử dụng lao động / cơ sở giáo dục hiện thời,có dấu và chữ ký của cấp trên người nộp đơn đối với các hồ sơ xin đi công tác/học tập /đào tạo (đính kèm bản dịch công chứng).

9. Chứng nhận đăng ký kinh doanh và xác nhận nộp thuếtrong 3 tháng gần đây: chỉ được yêucầu nếu người nộp đơn là chủ sở hữu hoặc cổ đông của một doanh nghiệp tư nhân(đính kèm bản dịch công chứng).

10. Thư cam kết  của cha mẹ, giấy khai sinh củangười nộp đơn, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của cha mẹ hoặc người giám hộ:được yêu cầu (đính kèm bản dịch công chứng) trong trường hợp người nộp đơndưới 18 tuổi và không đi cùng cả cha và mẹ hoặc không được mời bởi cả chavà mẹ. (Mục số 10 trong tờ khai cũng được yêu cầu điền đầy đủ).

11. Chương trình chi tiết: phải được xác nhận bởi cơ quan tiếp nhận bên Phần Lanvà/hoặc các nước Thành Viên và chi tiết về mục đích các chuyến thăm (biểu diễnnghệ thuật, công tác, học tập, hội thảo, v.v...)

12. Thư uỷ quyền/thư giới thiệu: được yêu cầu xuất trình cho hồ sơ xin đi công tác /họctập /đào tạo của một số đông người, do cơ sở sử dụng lao động viết có dấu vàchữ ký của người phụ trách và thông tin chi tiết của người được uỷ quyền (tên,chức danh, ngày tháng năm sinh, số CMND hoặc hộ chiếu và số điện thoại liênlạc). Người được uỷ quyền đến nộp hồ sơ được yêu cầu nắm rõ các thủ tục xin thịthực và thông tin về chuyến công tác /học tập / đào tạo (đính kèm bản dịch côngchứng).

13. Giấy tờ chi tiết tất cả các chuyến thăm: được yêu cầu cho hồ sơ xin nhập cảnh 02 lần hoặc nhiềulần hoặc nhập cảnh vào quốc gia khác ngoài Phần Lan. Giấy tờ bao gồm: thư mời,chương trình, quyết định công tác, vé máy bay, vé tàu, đặt phòng khách sạn vàgiấy chứng nhận bảo hiểm cho tất cả các lần nhập cảnh.

14. Phỏng vấn:Người nộp đơn có thể sẽ được yêu cầu phỏng vấn sau khi nộp hồ sơ để làm rõmục đích của chuyến thăm.

15. Các giấy tờ và thông tin khác: có thể được yêu cầu thêm sau khi đã nộp đơn để làm rõmục đích chuyến thăm